Viele Firmen wissen, daß es für ihren Erfolg entscheidend ist, mit Kunden in Kontakt zu bleiben. Mit vielen Leuten Kontakt zu halten, kann jedoch manchmal schwierig sein – es sei denn, Sie wissen, wie man mit Word für Windows personalisierte Serienbriefe und Briefumschläge erstellt.
Um die Erstellung einzelner Briefe zu vereinfachen, ist in Word der Vorgang, einen Briefumschlag zu drucken, automatisiert. Diese Funktion verwendet die Adresse aus einem Dokument, um einen Briefumschlag mit oder ohne Absenderangabe zu drucken. Der Briefumschlag kann gesondert ausgedruckt oder dem zugehörigen Dokument beigefügt werden. Diese Funktion wird im ersten Abschnitt dieses Kapitels besprochen.
Mit Serienbriefen können Sie Informationen einem großen Empfängerkreis vermitteln und Ihrer Arbeit dennoch eine persönliche Note hinzufügen. Selbst wenn Sie jeden Tag nur einige Serienbriefe generieren, erlaubt Ihnen diese Funktion, Routinearbeiten zu automatisieren, und gibt Ihnen Zeit, den kreativen Teil Ihrer Arbeit zu verbessern. Sie können auch Rechnungen, Terminerinnerungen usw. erzeugen. Das Erstellen von Serienbriefen zu erlernen, ist eine Herausforderung. Es wird sich aber auszahlen, sich durch die Vorgehensweise hindurchzuarbeiten.
Sie können zwei Arten von Serienbriefen mit Word für Windows erstellen: Serienbriefe zum manuellen Ausfüllen und solche, die von computererzeugten Listen ausgefüllt werden. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie man einen automatisierten Serienbrief erstellt. Sie werden aufgefordert, Informationen einzugeben, die für die Erstellung einer Rechnung benötigt werden. Sie erfahren außerdem, wie die Leerstellen in einem Serienbrief durch Mischen einer Mailing-Liste mit dem Hauptdokument ausgefüllt werden können. Zuletzt erfahren Sie, daß Word fortschrittliche Methoden für die Dokumentautomatisierung enthält – einschließlich eines Serienbriefs, der manuelles Ausfüllen mit dem Mischen von Informationen kombiniert. n
Sie können Adreßbücher und Kontaktlisten verwenden, um die Namen und Adressen von Personen, denen Sie regelmäßig schreiben, zu verwalten. Nachdem Sie die Namen, Adressen und E-Mail-Informationen über eine Person eingegeben haben, können Sie diese einfügen, indem Sie auf die Schaltfläche Adresse einfügen auf der Standard-Symbolleiste klicken und dann ein Adreßbuch oder eine Kontaktliste auswählen, um die darin enthaltenen Namen und Adressen zu verwenden. Sie können auch eine Adresse in das Dokument einfügen, indem Sie auf den Namen klicken.
Wenn die Schaltfläche Adresse einfügen nicht auf der Standard-Symbolleiste angezeigt wird, wählen Sie den Befehl Ansicht-Symbolleisten-Anpassen und aktivieren das Register Befehle. Wählen Sie aus der Liste der Kategorien Einfügen und aus der Liste der Befehle Adreßbuch. Ziehen Sie das Adreßbuch-Symbol auf die Standard-Symbolleiste.
Bevor Sie das Adreßbuch in einem Netzwerk oder in Outlook oder Schedule+ verwenden können, müssen Sie Zugang zum Netzwerk und zu Outlook oder Schedule+ erlangen. Wenn Ihr Computer in einem Netzwerk arbeitet und Sie Outlook oder Schedule+ installiert haben, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie das Adreßbuch bereits einmal verwendet haben, ist eine Liste mit den schon verwendeten Namen verfügbar. Über diese Liste können Sie einen Namen schnell und bequem einfügen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
Abbildung 14.2: Verwenden Sie die Drop-down-Liste rechts von der
Schaltfläche Adresse einfügen, um Namen und Adressen schnell einzufügen.
Word für Windows bietet Ihnen eine einfache und schnelle Lösung für ein häufig auftretendes Problem bei der Textverarbeitung: den Druck von Briefumschlägen. Mit Word können Sie eigenständige Umschläge oder Umschläge, die zu einem bestimmten Dokument oder zu einer Massendrucksache gehören, drucken.
Um die Umschlagsfunktion zu testen, erstellen Sie einen kurzen Brief wie den auf Abb. 14.3.
Abbildung 14.3: Diese Abbildung zeigt ein Beispiel für einen Geschäftsbrief.
Um einen Umschlag zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn die Adresse ein zusammenhängender Block aus vier oder fünf kurzen Zeilen am Anfang des Briefes ist, müssen Sie sie nicht markieren. Word findet die Adresse automatisch.
Abbildung 14.4: In den meisten Briefen findet Word die Adresse selbst und zeigt sie automatisch in der Dialogbox Umschläge und Etiketten an.
In den Optionen für die Empfänger- und Absenderadresse können Sie die Schriftart und die Position der Adressen anpassen.
Abbildung 14.5: Klicken Sie in der Dialogbox Umschläge und Etiketten auf die Schaltfläche Optionen, um die Dialogbox Optionen für Umschläge anzuzeigen.
Sie können auch auf die Schaltfläche Dem Dokument hinzufügen klicken, um den Umschlag als querformatigen Abschnitt vor der ersten Seite des Dokuments anzufügen (siehe Abb. 14.6).
Abbildung 14.6: Mit der Schaltfläche Dem Dokument hinzufügen können Sie einen querformatigen Umschlag vor der ersten Seite des Dokuments hinzufügen.
Sie können die Standard-Absenderangaben ändern. Wählen Sie dazu Extras-Optionen, und aktivieren Sie das Register Benutzer-Info. Im Textfeld Adresse fügen Sie eine Absenderadresse ein oder ändern die vorhandene. Sie wird nun als Standard-Absenderadresse verwendet, bis Sie diese ändern.
Wenn Sie auf die Schaltfläche Drucken klicken, können viele Laserdrucker den Briefumschlag aus dem Umschlagsfach drucken. Wenn Sie kein Umschlagsfach und keinen Umschlagseinzug haben, legen Sie den Umschlag in die Papierführung des oberen Papierschachts. Dann wird zuerst der Umschlag gedruckt, danach das Dokument.
Um die Empfängeradresse an eine andere Stelle zu setzen, wechseln Sie in die Ansicht Seiten-Layout und bewegen den Mauszeiger auf den gestreiften Rahmen, bis er zu einem Vierfachpfeil wird. Ziehen Sie dann den ganzen Rahmen mit der Empfängeradresse an eine neue Stelle (siehe Abb. 14.7).
Abbildung 14.7: Sie können das Adreßfeld an eine neue Stelle ziehen.
Die Adresse wird nicht richtig auf meine Umschläge gedruckt.
Wenn Sie Probleme mit dem Umschlagslayout oder mit der Papierzufuhr haben, überprüfen Sie Ihren Druckertreiber. Wählen Sie Datei-Drucken, und schauen Sie im Textfeld Name nach, welcher Drucker ausgewählt ist. Vergewissern Sie sich, daß Sie den korrekten Treiber aktiviert haben. Setzen Sie sich mit Ihrem Druckerhersteller oder mit Microsoft in Verbindung, um eine aktuelle Version des Windows-Druckertreiberprogramms zu erhalten, wenn die Probleme anhalten. Installieren Sie einen neuen Druckertreiber, indem Sie auf Start-Einstellungen-Drucker klicken. Doppelklicken Sie dann auf das Symbol Neuer Drucker. Folgen Sie der Anleitung des Assistenten für die Druckerinstallation.
Sie können auf einfache Weise eine Grafik – zum Beispiel ein Firmenlogo – auf Ihren Umschlag drucken. Dabei ist es gleichgültig, ob die Grafik aus formatiertem Text oder einer richtigen Grafik besteht.
Um auf einen Umschlag Ihr Logo zu drucken, führen Sie die folgenden Schritte aus:
In jedem Textverarbeitungsprogramm ist der Seriendruck eine sehr zeitsparende und leistungsfähige Funktion. Mit dem Seriendruck können Sie mehrere Briefe oder Umschläge drucken, indem Sie eine Liste mit Namen und Adressen in Briefe, Umschläge oder Adreßaufkleber mischen. Sie können den Seriendruck auch verwenden, um Aufgaben wie das Ausfüllen von Formularen und Erstellen von Rechnungen unter Verwendung von Listen aus der Buchhaltung zu lösen.
Immer, wenn Sie mit einer Liste arbeiten oder eine Liste aus einem anderen Programm erhalten und die Informationen daraus in ein Word-Dokument aufnehmen möchten, sollten Sie an den Seriendruck denken.
Sie können damit ungeheuer viel Zeit sparen. Statt Dutzende oder gar Hunderte von Dokumenten einzugeben oder zu bearbeiten, können Sie Word alle Dokumente für Sie erstellen lassen. Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihre Listen (Namen, Adressen usw.) aktuell zu halten und einen Serienbrief zu erstellen, in den die Daten eingegeben werden. Sie können sogar den Seriendruck nach jedem Dokument anhalten, so daß Sie persönliche Informationen eingeben können.
Sie benötigen zwei Dokumente, um Serienbriefe oder Adreßaufkleber zu drucken. Ein Dokument, die Datenquelle, enthält einen genau festgelegten Satz von Daten, beispielsweise Namen und Adressen. Das andere Dokument, das Hauptdokument, ist eine Art Formular, in das die Daten eingefügt werden. Die meisten dieser Formulare sind Serienbriefe oder mehrspaltige Tabellen für Adreßetiketten.
Obwohl die meisten Anwender den Begriff »Serienbrief« verwenden, um ein Word-Hauptdokument zu beschreiben, kann ein Hauptdokument auch eine Versandliste, ein Katalog, Adreßetiketten und vieles andere sein.
Das Hauptdokument sieht aus wie ein normales Dokument, abgesehen davon, daß es Seriendruck-Feldfunktionen enthält, welche die Positionierung der eingemischten Daten bestimmen. In einem typischen Seriendruck ist das Hauptdokument ein Serienbrief, in den die Namen und Adressen eingefügt werden, die Datenquelle ist die Liste mit diesen Namen und Adressen.
Die Datenquelle muß auf eine bestimmte Art angeordnet sein. Sonst treten beim Misch-Vorgang Fehler auf. Die erste Zeile der Datenquelle muß aus Feldnamen bestehen. Darunter stehen Zeilen mit Daten. Jede dieser Zeilen ist eine Datenreihe, und jede Dateneinheit in der Zeile, beispielsweise Nachname, ist ein Feld. Jeder Name in der ersten Zeile des Dokuments ist ein Feldname. Durch diesen Feldnamen kann auf jedes Feld Bezug genommen werden.
Wenn Sie Dokumente mischen, ersetzt Word die Seriendruckfelder durch den entsprechenden Text in der Datenquelle. Sie können dann entscheiden, ob Sie das Ergebnis in einem neuen Dokument auf dem Bildschirm sehen oder es direkt ausdrucken möchten.
Der Seriendruck-Manager führt Sie durch die drei Stufen der Erstellung eines Serienbriefs, Katalogs oder eines anderen Seriendokuments:
Um den Seriendruck-Manager zu starten, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Die Dialogbox Seriendruck-Manager begleitet Sie während des gesamten Vorganges (siehe Abb. 14.8). Beachten Sie, daß in der Dialogbox viel leerer Platz zu sehen ist. Wenn Sie fortfahren, erscheinen in diesem nützliche Informationen über die Seriendruckdokumente.
Abbildung 14.8: Der Seriendruck-Manager ist die zentrale Dialogbox, in der Sie die drei Stufen der Serienbrief-Erstellung erarbeiten.
Der Seriendruck-Manager ist flexibel. Sie können auf praktisch jeder Stufe beginnen. An den entsprechenden Stellen fordert Word Sie auf, bestimmte Entscheidungen zu treffen oder zu einem vorigen Schritt zurückzukehren und fehlende Informationen einzugeben.
Es werden viele Dialogboxen, die der auf Abb. 14.9 ähneln, aufgerufen. Diese Dialogboxen haben zwar keinen Namen, sie könnten aber mit »Entscheidung« betitelt sein.
Manchmal müssen Sie in einer solchen Dialogbox entscheiden, ob Sie ein neues Dokument erstellen oder den Typ des aktiven Dokuments ändern möchten. Überlegen Sie genau, bevor Sie den Dokumenttyp ändern. Im allgemein werden Sie das aktuelle Dokument im Original beibehalten wollen.
Abbildung 14.9: An verschiedenen Punkten des Mischvorgangs fragt Word Sie, ob Sie ein neues, leeres Dokument erstellen oder lieber ein vorhandenes verwenden möchten.
Wenn Sie einen notwendigen Teil des Mischvorgangs nicht fertiggestellt haben, erscheint eine Dialogbox, die aussieht wie auf Abb. 14.10. Diese Art Dialogbox zwingt Sie im Grunde genommen, Details über unfertige Dokumente hinzuzufügen, bevor Sie fortfahren können. Diese Dialogbox wird nur angezeigt, wenn der Seriendruck-Manager bemerkt, daß Sie einen Schritt ausgelassen oder eine falsche Antwort eingegeben haben.
Abbildung 14.10: Der Seriendruck-Assistent zwingt Sie, vollständige Dokumente zu erstellen, bevor Sie mit dem Seriendruck beginnen.
Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie Sie sich die drei Stufen der Seriendruckerstellung erarbeiten. Der Seriendruck-Assistent koordiniert die Seriendruckdokumente und den Mischvorgang. Wenn Sie im Seriendruck-Assistent auf eine Schaltfläche klicken, zeigt Word eine Reihe von Fenstern, mit denen Sie den Teil des Vorgangs, der zu der Schaltfläche gehört, fertigstellen können.
Sie können jedes vorhandene Dokument als Hauptdokument verwenden. Öffnen Sie dieses Dokument einfach, bevor Sie den Seriendruck-Assistenten starten. Wenn Sie das Hauptdokument erst neu erstellen müssen, haben Sie die folgenden Möglichkeiten:
Sie müssen jetzt noch keinen Text in das Dokument eingeben. Sie können später darauf zurückkommen.
Um ein Hauptdokument oder einen Serienbrief zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Sie kehren nun in die Dialogbox Seriendruck-Manager zurück. Unter der Überschrift Hauptdokument werden nun der Seriendruck-Typ und der Name und Pfad des Hauptdokuments angezeigt.
Dieser Vorgang zeigt die Flexibilität des Seriendruck-Managers. Wenn Ihnen in Schritt 4 einfällt, daß Sie das aktive Dokument nicht verwenden möchten, müssen Sie nicht noch einmal von vorne beginnen.
Wenn Sie die Datenquelle mit dem Hauptdokument verknüpfen, geschieht dreierlei:
Wenn Sie noch keine Datenquelle erstellt haben, lesen Sie das Kapitel 16 und erstellen eine Datenquelle, bevor Sie fortfahren. Einen Überblick über das Neuerstellen einer Datenquelle erhalten Sie aber auch im Abschnitt »Eine neue Datenquelle erstellen« weiter unten in diesem Kapitel.
Wenn Sie eine Liste von Kontakten in einem Persönlichen, Outlook- oder Schedule+-Adreßbuch erstellt haben, können Sie diese als Datenquelle für einen Seriendruck verwenden. Dazu führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 14.11: Sie können eines der in Word verfügbaren
Adreßbücher für den Seriendruck verwenden.
Der nächste Schritt hängt davon ab, ob Ihr Hauptdokument vollständig war, als Sie den Mischvorgang gestartet haben. Wenn Sie noch keine Seriendruckfelder in das Hauptdokument eingefügt haben, zeigt Word die Dialogbox auf Abb. 14.12 an.
Abbildung 14.12: Nachdem Sie die Datenquelle beigefügt haben, entdeckt der Seriendruck-Assistent, daß noch keine Seriendruckfelder vorhanden sind.
Um direkt in das Hauptdokument zu gelangen, um die Seriendruckfelder hinzuzufügen, wählen Sie Hauptdokument Bearbeiten. Für weitere Informationen über das Einfügen von Seriendruckfeldern in das Hauptdokument lesen Sie den Abschnitt »Das Hauptdokument bearbeiten«.
Sie können eine bereits erstellte Datenquelle für den Seriendruck verwenden. In der Dialogbox Seriendruck-Manager klicken Sie auf die Schaltfläche Daten importieren, um Zugriff auf verschiedene Datenquellen zu erhalten. Wenn Sie eine Datenquelle in einer Datei oder einem Dokument verwenden möchten, wählen Sie Datenquelle öffnen aus der Liste.
Um eine vorhandene Datei als Datenquelle festzulegen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 14.13: Mit der Dialogbox Datenquelle öffnen können Sie auf eine Datenquelle in Word oder vielen anderen Formaten zugreifen.
Verwenden Sie Microsoft Query, um Daten nach bestimmten Kriterien zu suchen. Die Daten können auf Ihrem Rechner, in einem Netzwerk, auf einem SQL-Server oder in vielen Arten von Mainframe-Datenbanken gespeichert sein. Microsoft Query ist als eigenständige Anwendung oder als Teil von Microsoft Excel erhältlich.
Word wandelt andere Dateitypen, für die Konverter installiert sind, automatisch um.
Wenn Sie keine Datenquelle oder Datenbank haben, müssen Sie eine erstellen. Sie können eine Datenquelle auch in einem Word-Dokument erstellen, während Sie im Seriendruck-Manager arbeiten. Der Seriendruck-Manager assistiert Ihnen beim Erstellen der Datenquelle in einem Word-Dokument. Er hält sich an Regeln, die auch Sie beherzigen müssen, wenn Sie eine Datenquelle manuell erstellen möchten. Die Datenquelle ist ein Raster aus Zeilen und Spalten. Die erste Zeile in der Datenquelle muß die Feldnamen enthalten. Diese beschriften die Inhalte jeder Zeile. Es kann nur eine Zeile mit Feldnamen geben. Feldnamen dürfen keine Leerzeichen enthalten und dürfen nicht mit einer Zahl beginnen (obwohl Sie in den Feldnamen Zahlen verwenden können). Wenn Sie einen zweiteiligen Feldnamen verwenden müssen, benutzen Sie einen Unterstrich statt eines Leerzeichens. Sie können die Wörter auch zusammenschreiben und den ersten Buchstaben des zweiten Wortes groß schreiben, beispielsweise (...). Jeder Feldname muß eindeutig sein.
Sie können eine neue Datenquelle über den Befehl Datenquelle erstellen in einem Word-Dokument anlegen. Dazu führen Sie die folgenden Schritte aus:
Diese Schaltfläche ist nur verfügbar, wenn Sie bereits ein Hauptdokument erstellt haben, indem Sie in der ersten Stufe auf die Schaltfläche Hauptdokument erstellen geklickt haben. Wenn Sie zuerst eine Datenquelle und das Hauptdokument später erstellen möchten, fügen Sie einfach ein leeres Dokument als Hauptdokument bei.
Abbildung 14.14: Die Dialogbox Datenquelle erstellen hilft Ihnen beim Erstellen der
Datenquelle. Sie enthält die gängigsten Datenfelder für Datenquellen.
Wenn Sie auf Hauptdokument bearbeiten klicken, zeigt Word das Hauptdokument als normales Word-Dokument an – mit einer Ausnahme: Die Symbolleiste Seriendruck wird nun zwischen den Symbolleisten und dem Lineal angezeigt (siehe Abb. 14.15). Nun können Sie die Daten in das Hauptdokument einfügen.
Abbildung 14.15: Wenn Sie auf die Schaltfläche Hauptdokument bearbeiten klicken, zeigt Word das Dokument und die Seriendruck-Symbolleiste an.
Wenn Sie mit Ihrem Hauptdokument zufrieden sind, können Sie es mit den Daten verbinden, indem Sie eine der drei Seriendruck-Schaltflächen auf der Symbolleiste Seriendruck anklicken. Die Tabelle 14.1 zeigt, was diese Schaltflächen bewirken:
Tabelle 14.1: Die Wirkung der Seriendruck-Schaltflächen auf der Symbolleiste Seriendruck
Die Abb. 14.16 zeigt das Seriendruckdokument Serienbriefe 1. Es enthält den gesamten Text des Hauptdokuments, wobei jeder der individuell adressierten Briefe in einem eigenen Abschnitt steht. Dieses Dokument enthält keine Feldfunktionen, Sie können mit ihm arbeiten wie mit jedem eingegebenen Text. Mit jedem Abschnittswechsel (dargestellt durch eine doppelte gestrichelte Linie) beginnt eine neue Zeile, so daß beim Drucken des Dokuments lauter einzelne Briefe ausgegeben werden. Natürlich können Sie wie üblich arbeiten, wenn Sie etwas abändern möchten.
Abbildung 14.16: Wenn Sie einen Seriendruck in ein neues Dokument ausgeben, entsteht ein langes Dokument, das die einzelnen Briefe enthält.
Wenn Sie eine große Anzahl von Datensätzen verwenden, übergeben Sie den Seriendruck am besten gleich dem Drucker, damit Sie die Speicherkapazität nicht überschreiten. Vielleicht verbinden Sie vor dem Drucken ein paar Datensätze, damit Sie sehen, ob der Seriendruck richtig funktioniert.
Oftmals möchte man nicht eine ganze Datenquelle mit einem Brief verbinden. Vielleicht möchten Sie nur 20 Briefe auf einmal erstellen oder die Daten auf bestimmte Postleitzahlen beschränken. Eventuell möchten Sie auch einen oder zwei Serienbriefe erstellen, um zu sehen, ob alles funktioniert, bevor Sie einen umfangreichen Seriendruck starten.
Um zu kontrollieren, ob die Daten korrekt mit dem Hauptdokument verbunden werden, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Word die Datenquelle für das Hauptdokument nicht finden kann, wird eine Dialogbox geöffnet. Über diese können Sie die korrekte Datenquelle auswählen.
Abbildung 14.17: Der Seriendruck-Manager ist bereit, die Daten zu mischen: Er zeigt Typ und Ablageort des Hauptdokuments und der Datenquelle an.
Auf Abb. 14.17 sehen Sie den Seriendruck-Manager, wenn er bereit ist, die Daten miteinander zu verbinden: Er zeigt den Typ und den Ablageort des Hauptdokuments und der Datenquelle an.
Abbildung 14.18: Wählen Sie in der Dialogbox Seriendruck, wie der Seriendruck ausgeführt werden soll.
|
Seriendruck in |
Auswirkung |
|
Drucker |
Druckt den Serienbrief aus. |
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Neues Dokument |
Erstellt ein neues Dokument, das alle Seriendokumente enthält. |
|
|
Erstellt Seriendokumente für die elektronische Post. |
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Verbundene Datensätze |
Auswirkung |
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Alle |
Verbindet alle Datensätze. |
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Von/Bis |
Beschränkt die Anzahl der Datensätze entsprechend der Datensatz-(Zeilen-)nummern in der Datenquelle. |
Aus Leerfeldern resultierende Leerzeilen auslassen
oder
Aus Leerfeldern resultierende Leerzeilen drucken.
Wenn Sie viele Dokumente versenden, können Sie mit Adreßetiketten eine Menge Zeit sparen. In Word können Sie Ihre Adreßlisten einfach aktualisieren und nach Bedarf Etiketten drucken.
Sie können ein Formular, das viele Etiketten auf einer Seite enthält, auf beinahe die gleiche Weise wie einen Serienbrief erstellen. Wenn Sie Hauptdokumente für Adreßetiketten in einer früheren Version von Word für Windows erstellt haben, können Sie diese Dokumente wiederverwenden. Wenn Sie allerdings ein neues Etikettenformular erstellen möchten, vereinfacht Word Ihnen diese Aufgabe.
Das Register Etiketten in der Dialogbox Umschläge und Etiketten automatisiert das Erstellen von Versandetiketten. Im folgenden Beispiel wird vorausgesetzt, daß Sie bereits einen Serienbrief erstellt haben.
Um Adreßetiketten für einen vorhandenen Serienbrief zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Die Dialogbox Etiketten einrichten (siehe Abb. 14.19) enthält Optionen für Dutzende von gängigen vorgedruckten Etiketten. Sicherlich werden Sie in dieser Dialogbox das gewünschte Format finden, wenn Sie die folgenden Schritte ausführen:
Abbildung 14.19: Wählen Sie in der Dialogbox Etiketten einrichten ein Etikettenformat aus.
Abbildung 14.20: In dieser Dialogbox können Sie jeden verfügbaren Etikettentyp
voranzeigen und eine eigene Größe definieren.
Abbildung 14.21: Verwenden Sie die Dialogbox Etiketten erstellen, um ein
Musteretikett aufzubauen, indem Sie Seriendruckfelder einfügen.
Word erstellt ein neues Dokument, das eine Tabelle, deren Formatierungen dem ausgewählten Etikettentyp entsprechen, enthält. Sie können die Etiketten in ein neues Dokument mischen oder sie in der üblichen Weise drucken.
Natürlich sind nicht alle Ihre Briefe Serienbriefe. Im Register Etiketten der Dialogbox Umschläge und Etiketten können Sie ein einzelnes Versandetikett oder mehrere mit derselben Adresse drucken.
Um ein oder mehrere Adreßetiketten für ein einzelnes Dokument zu drucken, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 14.22: Über die Dialogbox Umschläge und Etiketten können Sie ein einzelnes
Etikett drucken. In diesem Beispiel wird die Adresse auf das Etikett in der ersten Spalte
der ersten Reihe auf dem Etikettenblatt gedruckt.
Sie können Ihre eigenen Etiketten erstellen, wenn Sie in der Dialogbox Etiketten einrichten die richtige Größe nicht finden können.
Um das Etikettenformat in eine nicht standardisierte Größe zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Verwenden Sie in einem Laserdrucker keine Etiketten mit einem selbstklebenden Rücken, die für Kopierer gedacht sind. Laserdrucker arbeiten mit hohen Temperaturen, wodurch die Etiketten schmelzen und abgezogen werden und damit Ihren Drucker ruinieren könnten. Viele Hersteller liefern eine komplette Serie von speziellen Etiketten für den Laserdruck in verschiedenen Größen und Formen.
Die meisten geschäftlichen Serienbriefe enthalten Felder für Informationen wie Titel, Abteilungsnummer usw. Wenn dann Angaben fehlen, können in Ihren Adressen oder auf den Etiketten Leerzeilen auftauchen. Dadurch erhält Ihre Arbeit ein unfertiges, unprofessionelles Aussehen. Sie können sicherstellen, daß Leerzeilen ausgelassen werden, wenn Sie die Option Aus Leerfeldern resultierende Leerzeilen auslassen in der Dialogbox Seriendruck anklikken. (Diese Dialogbox wird angezeigt, nachdem Sie auf die Schaltfläche Ausführen im Seriendruck-Manager geklickt haben.) Leere Zeilen mit einem Seriendruckfeld werden unterdrückt, wenn Sie mit einer Absatzmarke (¶) enden. Zeilen, die mit einem Zeilenvorschub ((Umschalt)+(Eingabetaste)) enden, werden nicht unterdrückt.
Machen Sie es sich zur Gewohnheit, zunächst kleinere Testdrucke durchzuführen, bevor Sie einen umfangreichen Serienbrief mit Dutzenden oder Hunderten von Dokumenten ausdrukken. In den meisten Fällen will man das Hauptdokument, Seriendruckfelder oder andere Informationen doch noch abändern. Dieser Abschnitt gibt Ihnen Tips, wie Sie Seriendruck-Dokumente bearbeiten können.
Eine gute Möglichkeit, Problemen beim Verbinden auf die Spur zu kommen, ist das Durchblättern des fertig gemischten Dokuments. Wenn die Datenquelle allerdings viele Datensätze enthält, benötigen Sie evtl. mehr Sicherheit. Sie können die gesamte Datenquelle auf Fehler überprüfen, indem Sie auf die Schaltfläche Fehlerprüfung auf der Symbolleiste Seriendruck klicken.
Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, überprüft Word Ihre Datenquelle auf Fehler wie Feldnamen, die sich nicht an die Regeln für Textmarken halten. Word überprüft das Dokument auch daraufhin, ob die Anzahl der Feldnamen und die Anzahl der Felder in jedem Datensatz (oder Zeile) dieselbe ist. Sie werden gewarnt, wenn die Datenquelle nicht gefunden wird oder diese leere Datensätze enthält.
Um das Hauptdokument und die Datenquelle auf Fehler zu überprüfen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Klicken Sie auf die Hilfe-Schaltfläche, um mehr über ein spezielles Problem zu erfahren.
Abbildung 14.24: Diese Fehlermeldung wird angezeigt, wenn Word in der Datenquelle keinen Feldnamen finden kann, der mit einem Seriendruckfeld im Hauptdokument übereinstimmt.
Die Dialogbox Ungültiges Seriendruckfeld hilft Ihnen beim Korrigieren des Problems im Seriendruckdokument. Klicken Sie auf die Schaltfläche Feld entfernen, um das fragliche Feld aus dem Hauptdokument zu entfernen. Wenn der Fehler das Ergebnis eines Tippfehlers im Hauptdokument ist, verbessern Sie diesen, indem Sie den ungültigen Feldnamen aus dem Listenfeld am unteren Rand der Dialogbox auswählen. Wenn Sie einen Feldnamen aus dieser Liste wählen, wird der zugehörige Wert aus der Datenquelle im Beispieldaten-Feld angezeigt.
Die folgenden Richtlinien können Ihnen helfen, häufig auftretende Fehler zu vermeiden:
Wenn die Datensätze in der Datenquelle nicht in einer Tabelle stehen und Semikola, Tabstops oder Zellen fehlen, wird die Zahl der Felder in einem Datensatz nicht mit der Zahl der Felder in der Überschrift übereinstimmen.
Die erste Seite eines Serienbriefs wird im allgemeinen auf ein vorgedrucktes Briefpapier gedruckt. Daher muß der obere Rand anders eingestellt sein als auf den folgenden Seiten. Um dieses Problem zu lösen, verwenden Sie für die erste Seite eine andere Kopfzeile.
Um eine Kopfzeile nur für die erste Seite des aktiven Dokuments zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Im Kopfzeilen-Bearbeitungsfeld, das am oberen Rand des Dokuments erscheint, geben Sie den Text für den Briefkopf ein. Dieser wird auf der ersten Seite gedruckt, die nächsten Seiten beginnen mit dem Textkörper am oberen Rand, der durch das Dokumentformat festgelegt wurde.
Wenn Ihr Drucker doppelte Papierfächer hat – wie beispielsweise der HP LaserJet Series IIID, IIISi und 4Si – können Sie vorgedrucktes Briefpapier aus dem entsprechenden Fach einziehen. Wenn Ihr Drucker nur über ein Fach verfügt, können Sie abwechselnd Briefpapier und normales Papier in den Papierschacht oder das Briefpapier in den manuellen Papiereinzug einlegen. Wenn Sie das Briefpapier zum richtigen Zeitpunkt tief genug in den manuellen Einzug schieben, zieht der LaserJet es ein, anstatt auf das Papierfach zuzugreifen.
Der HP LaserJet akzeptiert in der Standardeinstellung Papier aus dem manuellen Einzug, bevor er aus dem Papierfach einzieht.
Mit dem Seriendruck-Manager können Sie Serien-Umschläge oder ein Dokument, in dem Serien-Umschläge und -Dokumente auf einmal verbunden werden, erstellen.
Um Serien-Briefumschläge zu drucken, erstellen Sie zunächst eine Datenquelle und ein Hauptdokument. Die Vorgehensweise wurde bereits im Abschnitt »Serienbriefe erstellen« beschrieben. Fügen Sie die Datenquelle dem Hauptdokument hinzu. Vergewissern Sie sich, daß der obere Teil des Dokuments eine vier- bis fünfzeilige Adresse aus Seriendruckfeldern enthält. Wenn Sie kein Hauptdokument verschicken möchten, erstellen Sie einen leeren Brief mit den Seriendruckfeldern in einem Adreßblock. Die automatische Umschlagfunktion verwendet dieses Dokument als Grundlage für ihre Adreßangaben.
Um Umschläge für eine Massendrucksache auf der Grundlage Ihres Hauptdokuments zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn die Symbolleiste Seriendruck angezeigt wird, können Sie auf die Schaltfläche Seriendruck-Manager klicken.
Word zeigt nun eine Dialogbox an, in der Ihnen zwei Optionen angeboten werden. Diese hängen von den Merkmalen des aktiven Dokuments zu Beginn des Vorgangs ab.
Word zeigt die Dialogbox Seriendruck-Manager an (siehe Abb. 14.25). Die Informationen unter Hauptdokument geben den Seriendruck-Typ (Umschläge) und den neuen Dokumentnamen an.
Abbildung 14.25: Die Dialogbox des Seriendruck-Managers ändert sich, um anzuzeigen, daß Sie ein neues Hauptdokument erstellen.
Um die Umschläge fertigzustellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 14.26: Word zeigt diese Dialogbox an, wenn Sie Ihr Hauptdokument einrichten müssen.
Abbildung 14.27: Verwenden Sie die Dialogbox Umschlagadresse, um die Feldfunktionen, über die Sie Daten in das Adreßfeld eines Umschlags einfügen, zu erstellen.
Klicken Sie auf OK, wenn Sie mit der Eingabe fertig sind. Sie kehren nun in die Dialogbox Seriendruck-Manager zurück.
Aus Leerfeldern resultierende Leerzeilen auslassen
oder
Aus Leerfeldern resultierende Leerzeilen drucken.
Abbildung 14.28: Sie können Umschläge für Massensendungen mit den Seriendruckfeldern, die Sie für den zugehörigen Brief erstellt haben, drucken. Die Umschläge können auch Grafiken und Logos enthalten.
Der Umschlag ist nun ein neues Dokument – einzeln und vom Hauptdokument abgehoben. Sie sollten das Umschlags-Hauptdokument für den späteren Gebrauch abspeichern.
Sie fragen sich nun vielleicht, wozu die Schritte 5 bis 7 notwendig waren, das heißt, warum Word nicht annimmt, daß Sie das Umschlags-Hauptdokument derselben Datenquelle zuordnen möchten, die auch dem Serienbrief zugeordnet ist? Der Grund ist folgender: Ihr Umschlags-Hauptdokument ändert sich selten – wenn Sie nicht die Umschlagsgröße ändern. Im Gegensatz dazu werden Sie viele verschiedene Serienbriefe erstellen, die unter verschiedenen Namen gespeichert werden. Indem Sie gezwungen werden, einen eigenständigen Umschlag zu erstellen, nimmt Word Ihnen den Aufwand ab, die vielen soeben beschriebenen Schritte für jeden Umschlag noch einmal ausführen zu müssen.
Nachdem Sie die Datenquelle dem Hauptdokument hinzugefügt haben, können Sie das Dokument bearbeiten, indem Sie es ganz normal formatieren und Ergänzungen eingeben. Ob Sie nun mit einem vorhandenen Dokument, das bereits Text enthält, oder mit einem neuen leeren Dokument beginnen, Sie müssen Seriendruckfelder eingeben, um Word mitzuteilen, wo spezielle Daten aus der Datenquelle eingefügt werden sollen. Sobald die Datenquelle verknüpft ist, können Sie die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen anklicken, um die Feldfunktionen einzufügen.
Um Seriendruckfelder in ein Hauptdokument einzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Geben Sie vor und nach dem Seriendruckfeld ein Leerzeichen ein, genauso wie Sie es bei einem eingegebenen Wort tun würden.
Um normale Feldfunktionen, wie Datum, in Hauptdokumente einzufügen, können Sie Einfügen-Feld wählen. Sie können verschiedene Feldfunktionen, die direkt mit dem Seriendruck verbunden sind – beispielsweise Frage, Eingeben und Nächster Datensatz – einfügen, indem Sie auf die Schaltfläche Bedingungsfeld einfügen klicken und das Feld aus der Drop-down-Liste wählen. Wie das geht, wird weiter unten erklärt.
Sie können unerwünschte Felder aus dem Hauptdokument löschen. Das geht genauso wie das Löschen von Text in anderen Word-Dokumenten.
Sie können eine Vorschau des Seriendruckdokuments erhalten, indem Sie auf die Schaltfläche Seriendruck-Vorschau auf der Symbolleiste Seriendruck klicken. Ist die Funktion ausgeschaltet, ähnelt Ihr Dokument dem oberen Dokument auf Abb. 14.29. Wenn Sie die Schaltfläche angeklickt haben, sieht Ihr Dokument aus wie das untere auf der Abbildung.
In der Grundeinstellung zeigt das Hauptdokument die Daten des ersten Datensatzes in der Datenquelle an. Sie können die Pfeil-Schaltflächen auf der Symbolleiste Seriendruck verwenden, um das gesamte Seriendokument zu durchsuchen. Mit den Schaltflächen können Sie sich vorwärts und rückwärts durch die Datensätze in der Datenquelle bewegen – genauso wie bei einem Videorecorder.
Abbildung 14.29: Wenn das Dokument die Feldnamen anzeigt (oben), klicken Sie auf die Schaltfläche Seriendruck-Vorschau, um die Daten aus der Datenquelle anzuzeigen (unten).
Der obere Teil der Abbildung 14.30 zeigt Dokumente mit ausgeschalteter Option Feldfunktionen (diese befindet sich im Register Ansicht der Dialogbox Optionen). Wenn die Feldfunktionen angezeigt werden, sieht das Dokument aus wie das auf Abb. 14.30.
Abbildung 14.30: Die Feldfunktionen werden angezeigt, das Dokument zeigt die Seriendruckfeld-Feldfunktionen an.
Word gibt Ihnen die Möglichkeit, die Datensätze, die Sie mischen möchten, auszuwählen. Sie können Regeln aufstellen, um die Daten zu begrenzen. (Diese Funktion sollten Sie nutzen, wenn Sie eine Mailing-Aktion auf ein bestimmtes Postleitzahlen-Gebiet beschränken möchten. Beispielsweise gibt die Bedingung »Postleitzahl muß 74385 entsprechen« nur die Datensätze mit dieser Postleitzahl aus.)
Um bestimmte Datensätze für den Seriendruck auszuwählen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 14.32: Um eine alphabetische oder numerische Reihe von Datensätzen auszuwählen, geben Sie den Feldnamen, den Vergleichstyp und den Vergleichswert ein. Hier werden nur Datensätze, deren Nachname mit den Buchstaben P bis Z beginnt, verbunden.
Abbildung 14.33: Aktivieren Sie das Register Datensätze sortieren, um Datensätze in einem Seriendruckdokument zu sortieren.
Wenn Sie Abfragen erstellen, wird eine komplette deutschsprachige Aussage erstellt, die festlegt, nach welchen Kriterien die Daten für den Seriendruck ausgewählt werden. Die Abb. 14.34 zeigt eine Abfrageregel, die sich für eine Liste von Zahlungseingängen eignet. Wenn die Datenquelle Felder für offene (offen) und bezahlte (bezahlt) Raten enthält, wird durch diese Abfrage jeder Kunde ausgewählt, der eine Rechnung, die höher ist als DM 500,–, erhalten und bisher weniger als DM 100,– bezahlt hat.
Abbildung 14.34: Eine fertig ausgefüllte Dialogbox, mit der offene Beträge ausgewählt werden können.
Einige Tips für das Erstellen von Abfragen:
Postleitzahl ist Größer als 70000
Und
Postleitzahl ist Kleiner als 78000.
Bundesland ist Größer oder gleich Baden-Württemberg
Und
Bundesland ist Kleiner oder gleich Bayern.
Postleitzahl ist Gleich 74385
Oder
Postleitzahl ist Gleich 71711.
Titel ist Gleich Geschäftsführer
Oder
Titel ist Gleich Direktor.
Um persönlich auszuwählen, welche Datenfelder verbunden werden sollen, erstellen Sie ein zusätzliches Feld (Spalte), mit dem Feldnamen Auswahl o. ä. in Ihrer Datenquelle. In dieser Spalte geben Sie für jeden Datensatz, den Sie verbinden möchten, eine (1) ein. Verwenden Sie die Dialogbox Optionen für Abfrage, um festzulegen, daß Sie nur die Datensätze mit der (1) verbinden möchten.
Manchmal verwendet man einen Serienbrief mit verschiedenen Adreßlisten. In diesem Fall möchten Sie dem Hauptdokument andere Datenquellen zuordnen. Dazu gehen Sie genauso vor wie beim Zuordnen der Original-Datenquelle.
Um ein Hauptdokument mit einer anderen Datenquelle zu verbinden, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Oft passen die Feldüberschriften in der neuen Datenquelle nicht zu den Feldfunktionen im Hauptdokument. Sie sollten immer gleich nach dem Hinzufügen einer neuen Datenquelle zu einem Hauptdokument eine Fehlerprüfung durchführen.
Wenn Sie ein Datenbank-Programm verwenden, um Ihre Adreßlisten zu verwalten, ist dieser Abschnitt wichtig für Sie. Ihr Datenbankprogramm könnte Datenquellen ohne Steuersatz (die oberste Reihe, welche die Feldnamen enthält) erstellen. Statt eine große Datenquelle zu öffnen und den Steuersatz hinzuzufügen, können Sie eine Steuersatz-Datei beifügen. Diese Technik gibt Ihnen auch die Möglichkeit, viele Datenquellen zu verwenden, ohne das Seriendruckfeld in einem Dokument zu ändern. Eine Steuersatzdatei kann eine einzelne Zeile von Namen enthalten oder kann eine vorhandene Datenquelle mit den korrekten Feldnamen sein. Die Steuersatz-Datei muß die gleiche Anzahl von Feldnamen haben, wie Felder in der Datenquelle vorhanden sind.
Um eine gesonderte Steuersatzquelle zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 14.35: Die Dialogbox Steuersatzquelle erstellen funktioniert fast genauso wie die Dialogbox Datenquelle erstellen.
Word zeigt nun wieder den Seriendruck-Manager an. Dieser ist mit der neuen Steuersatzquelle aktualisiert. Die Steuersatzquelle, die Sie erstellt haben, wird dem aktiven Hauptdokument umgehend hinzugefügt. Sie müssen noch die Datenquelle mit dem Hauptdokument verbinden. Die Datenquelle selbst sollte keinen Steuersatz enthalten, da Word sonst die Zeile mit den Namen mischt wie einen Steuersatz.
Um mit gesonderten Steuersatz- und Datenquellen zu drucken, sollten Sie sich vergewissern, daß Sie den Steuersatz und die Datenquelle in der Dialogbox Seriendruck-Manager beigefügt haben, bevor Sie auf die Schaltfläche Ausführen klicken.
Nachdem Sie sich jetzt durch die Grundlagen des Seriendrucks durchgearbeitet haben, befassen wir uns mit einigen der leistungsfähigsten Word-Funktionen. Eine dieser Funktionen entfernt leere Zeilen in Seriendruckadressen und -etiketten, wodurch Sie Ihren Etiketten ein professionelles Aussehen geben können. Sie erfahren auch, wie man ein Hauptdokument mit verschiedenen Datenquellen verwendet, ohne Feldnamen neu erstellen zu müssen. Eine andere wichtige Funktion hält den Seriendruck an und fordert Sie auf, etwas einzugeben.
Sie können bestimmte Felder von der Symbolleiste Seriendruck einfügen. Nehmen wir einmal an, Sie möchten, daß Word eine von zwei verschiedenen Nachrichten in Ihren Serienbrief einfügt, je nachdem, welche Bedingung erfüllt ist.
Um ein WENN-Feld in ein Hauptdokument einzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 14.36: Verwenden Sie die Schaltfläche Bedingungsfeld einfügen, um ein WENN-Feld einzufügen. Dazu wird eine Dialogbox angezeigt.
Wenn Sie dann die Feldfunktionen in dem Dokument anzeigen (indem Sie den Befehl Extras-Optionen wählen und auf Feldfunktionen klicken), sieht das WENN-Feld aus wie auf Abb. 14.37.
Abbildung 14.37: Das WENN-Feld in diesem Brief fügt Briefen mit Empfängern in Berlin eine
persönliche Note hinzu.
Word kann Ihre schriftliche Kommunikation zugleich automatisieren und personalisieren. In wirkliche Serienbriefe können Sie Eingeben-Felder einfügen, so daß Sie in jeden Brief persönliche Sätze einfließen lassen können.
Eingeben ist ein Bedingungsfeld (im Gegensatz zu einem Seriendruckfeld), mit dem die Erstellung von Dokumenten automatisiert werden kann. Das folgende Beispiel macht deutlich, wie Bedingungsfelder in Serienbriefen verwendet werden können.
Die Abb. 14.38 zeigt ein Hauptdokument mit einem Eingeben-Feld im zweiten Absatz des Textkörpers. Während des Seriendrucks zeigt dieses Feld eine Dialogbox an, die den Anwender auffordert, eine persönliche Nachricht an den Empfänger einzugeben. Der \d-Schalter und der folgende Text teilen Word mit, daß »Alles Gute und viel Freude mit der Spendenquittung!« als Standard-Antwort erscheinen soll.
Abbildung 14.38: Verwenden Sie das Eingeben-Feld, wenn Sie den Anwender auffordern möchten, selbst etwas in einen Serienbrief einzugeben.
Um das Eingeben-Feld in Ihr Dokument einzufügen, geben Sie die folgende Feldfunktion dort ein, wo das Ergebnis erscheinen soll:
{ Eingeben \d "Wir wünschen Ihnen fröhliche Weihnachten." }
Natürlich können Sie die Feldfunktion in das Dokument eingeben (denken Sie daran, die Tastenkombination (Strg)+(F9) zu drücken, um die geschweiften Klammern zu erzeugen), Sie können aber auch den Befehl Einfügen-Feld wählen.
Um den Brief zu personalisieren, müssen Sie wissen, an wen er versandt werden soll. Um in der Eingeben-Dialogbox den Namen des Empfängers anzuzeigen, geben Sie eine Eingabeaufforderung in Anführungszeichen ein und verwenden dann innerhalb der Anführungszeichen die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen, um ein Seriendruckfeld mit dem Namen des Empfängers einzufügen. Das Feld sollte folgendermaßen aussehen:
{Eingeben "Verfassen Sie eine persönliche Nachricht an
{Seriendruckfeld Vorname} {Seriendruckfeld Nachname}"
\d "Alles Gute und viel Freude mit der Spendenquittung!" }
Beachten Sie, daß das Seriendruckfeld innerhalb der Anführungszeichen, die die Eingabeaufforderung umschließen, steht.
(c) 1997 Que
